Capboard tiene una herramienta propia de firma de documentos digitalmente que está incluida en los planes. En esta guía podrás ver los pasos para utilizarla y las limitaciones legales.
¿Cómo enviar contratos y solicitar firmas electrónicas utilizando Capboard?
- Ve a la sección Documentos en el menú de la izquierda y haz clic en la subsección Firmas.
- Crea un nuevo contrato usando el botón "+" en la esquina superior derecha de la página.
- Sube el documento que necesita ser firmado (por ejemplo, concesiones de capital, NDA, actas de reuniones de la junta u cualquier otro acuerdo que requiera firmas).
- Haz clic en el botón "Añadir" para ingresar los nombres de las personas que deben firmar el contrato. Una vez añadidos, sus nombres y correos electrónicos deben aparecer en la lista "Firmantes añadidos". Haz clic en Guardar.
- Luego verás la lista de "Firmantes". Haz clic en el botón "Firma" para agregar el campo donde la persona debe firmar el contrato. Posiciona el campo en el archivo del contrato. Si deseas solicitar múltiples firmas de una persona en diferentes páginas, crea un nuevo campo al desplazarte hacia abajo en cada página haciendo clic en el botón "Firma".
- Si tienes más de una persona que necesita firmar el contrato, selecciona a cada una de ellas y agrega los campos necesarios.
- En caso de que no estés listo para enviar el contrato a los firmantes, haz clic en el botón "Guardar borrador" para guardar la versión actual del contrato y los campos recién agregados.
- Una vez que estés listo para solicitar las firmas electrónicas, accede al contrato nuevamente y haz clic en el botón "Enviar". Al recibir un correo electrónico, los firmantes deberán utilizar el enlace proporcionado en el correo electrónico para acceder al contrato y firmarlo electrónicamente utilizando la función de firma de Capboard.
- Cuando todas las partes hayan firmado, el estado cambiará a completado y podrás descargar el registro de auditoría así como la versión firmada del contrato. Al mismo tiempo, todas las partes recibirán por correo electrónico la versión firmada del contrato.
- ¡Felicidades! Has solicitado y recibido con éxito un contrato con firma electrónica.
Consideraciones legales
En muchas jurisdicciones, las firmas electrónicas son reconocidas legalmente bajo ciertas condiciones, generalmente regidas por leyes y regulaciones de firmas electrónicas. Estas leyes pueden especificar el tipo de documentos o transacciones para los cuales se aceptan las firmas electrónicas y el nivel de certificación requerido para que dichas firmas tengan validez legal.
Para que una firma electrónica sea legalmente vinculante, generalmente requiere la presencia de certificados específicos que garanticen su autenticidad, integridad y no repudio. La herramienta de firma electrónica ofrecida por Capboard no tiene esos certificados.