¿Qué es el Libro de Socios?
El libro de registro de socios especifica la titularidad del capital social de una sociedad de responsabilidad limitada o SL en España, o dicho de otra forma, qué personas físicas o jurídicas son propietarias de participaciones de la empresa. En el caso de sociedades anónimas, se llama el libro de acciones nominativas.
El libro de socios nace de la necesidad de tener un registro único de los socios de una empresa. En otros países como en Estados Unidos, se emitían certificados de propiedad de acciones en papel a cada socio, aunque a día de hoy están ganando popularidad los certificados digitales.
En los libros de socios no deben de constar las participaciones fully diluted como los planes de incentivos de phantom shares o las notas convertibles.
La Obligatoriedad del Libro de Registro de Socio
El libro de socios debe de legalizarse en el registro mercantil de cada provincia durante la creación de la sociedad y durante los cuatro meses después de cada ejercicio cuando haya habido cambios en la titularidad de las participaciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas. Es decir, que tendremos que presentar el libro de socios antes de finales de abril cuando haya habido cambios en la cap table de la empresa durante el año anterior.
Los responsables de presentar los libros de socios de cada sociedad son los administradores, aunque normalmente esta tarea recae en los abogados o gestores de la empresa.
Elementos del Libro de Socios
El libro de socios de cualquier sociedad española se compone de los mismos elementos que podemos encontrar en una cap table, además de los datos personales y de contacto.
Componentes
El libro de socios se compone de dos tipos de páginas:
- Página de resumen, donde se detalla el número de participaciones por socio a fecha final de ejercicio.
- Una hoja por socio, donde se listan todas las transacciones de participaciones de ese socio durante el ejercicio. Ampliaciones de capital, compra-venta de participaciones... son las operaciones más comunes.
Datos del libro de socios
Estos son los datos necesarios para presentar el libro de socios de una compañía.
- Datos de la sociedad:
- Denominación social: Nombre de la empresa, SL.
- CIF
- Dirección: dirección postal de la empresa
- Ejercicio/año: fechas de inicio y fin del ejercicio de la empresa (normalmente del 1 de enero al 31 de diciembre del mismo año)
- Datos de cada socio:
- Nombre o razón social: nombre completo o denominación social de la sociedad propietaria de las participaciones o acciones.
- NIF/CIF: DNI si es persona física, CIF si es persona jurídica.
- Nacionalidad o país de la matriz en caso de empresa
- Domicilio
- Saldo acciones: número de participaciones
- Numeración de las participaciones
Tipos de Libros de Socios
Existen varias clases de libros de registro de socios, dependiendo de la institución o empresa en cuestión. Todos mantienen el mismo objetivo y estructura, aunque pueden sufrir diferentes cambios:
- Libros de socios de sociedades de responsabilidad limitada (SL), las más comunes.
- Libros de acciones nominativas, para sociedades anónimas (SA)
- Libro de registro de socios de cooperativas
- Libro de socios de asociaciones
- Libro de socios de clubes deportivos
- Libros de socios para SPVs: en el caso que la empresa tenga como socio a un vehículo de inversión, éste también deberá presentar su libro de socios.
Además de los libros de socios, las empresas tienen que legalizar de forma anual los Libros de Contabilidad y presentar sus Cuentas Anuales en el Registro Mercantil, además del Libro Diario.
Cómo Crear un Libro de Socios
La tarea de la creación y gestión del libro de socios recae en el/los administradores de la sociedad, aunque en la mayoría de casos se delega a un abogado mercantil o a un gestor. Son éstos los que crean los diferentes archivos y los envían con el registro mercantil provincial una vez al año.
Libro de socios digital
Con Capboard puedes crear y exportar tu libro de socios digital en cuestión de minutos. El proceso es bastante sencillo:
- Crea una cuenta en Capboard
- Importa tu cap table, con las operaciones desde su constitución
- Invita a los socios a Capboard para que puedan actualizar su información: dirección, estado civil, etc.
- Exporta el libro de socios en un solo click.
Ventajas del libro digital:
- Generación automática, sin editar un Excel
- Los socios actualizan sus datos de forma automática
- Los datos de operaciones se importan de la cap table digital
Modelos de libro de socios en Excel
Existen multitud de plantillas de libros de registro de socios en hoja de cálculo de Excel o Google Spreadsheets que permiten editar y generar el formato adecuado para enviar al Registro Mercantil. Además, existe Legalia, un software que ha publicado el propio Registro.
