Crear una startup implica realizar una gran cantidad de trabajo administrativo realizado por los fundadores. Gran cantidad de documentación, contratos, certificados de acciones, nóminas, y la lista continúa, especialmente durante el fundraising y la due diligence. Afortunadamente, contar con un data room virtual simplifica todo el proceso y permite tener todos los documentos en un solo lugar.
Este artículo examinará alternativas de software de virtual data room a DocSend que puedes utilizar en tu startup.
Capboard: data room + equity
Capboard es una solución de software que brinda a los fundadores las herramientas para tener una cap table digital y una sala de datos bajo un mismo paraguas. Al combinarlos, puedes ocuparte de ambos de manera más eficiente.
Las empresas tienden a utilizar varias herramientas para gestionar su relación con inversores existentes y potenciales: una herramienta para informes, Excel para las cap table, Drive para almacenar los contratos... Al fusionar los datos de tu cap table con tu sistema de gestión de archivos, puedes enviar fácilmente reportes a los inversores, mantener a los socios informadas y organizar reuniones de consejo mientras compartes documentos de forma segura.
Simplificación de la recaudación de fondos
El fundraising y la gestión de inversores desempeñan un papel importante en el camino de una startup. La experiencia de obtener financiación ya es exigente. La protección de los datos confidenciales junto con la transparencia requiere el uso de herramientas que puedan garantizarlo.
Al tener acceso directo a los datos de la cap table, los fundadores pueden agilizar sus negociaciones y realizar la debida diligencia. Esto es posible aprovechando la capacidad de compartir el historial de participaciones y todos los documentos de apoyo con inversores actuales y potenciales en unos pocos clics. Esta combinación se convierte en una de las formas más eficientes de obtener capital de los accionistas existentes.
Gestión sencilla de la participación accionaria
Cuidar de la gestión del libro de accionistas a y mantener actualizada tu cap table es fundamental. El procedimiento legal en torno a la gestión de participaciones implica muchos contratos oficiales, documentos y archivos. Tener un lugar donde se almacenen esos libros de socios o accionistas, gestión de stock options o phantom shares o contratos SAFE puede simplificar en gran medida la gestión del equity.
Adjuntar esos documentos a las transacciones de participación registradas en Capboard garantiza que tu empresa cumpla con las regulaciones locales. Además, proporciona a todas las partes acceso directo a esos archivos cuando sea necesario.
Organizar reuniones de consejo
Organizar reuniones de consejo y accionistas puede ser una tarea desafiante que lleva horas a los abogados para configurar, al mismo tiempo que se aseguran de que cumple con la legalidad. Con Capboard, tú, el secretario del consejo y la junta directiva pueden llevar la experiencia al siguiente nivel y optimizar todo el proceso de principio a fin.
Configura una convocatoria de reunión, prepara una agenda, registra las actas de la reunión, solicita firmas electrónicas y comparte documentos con todas las partes involucradas con confianza y facilidad. Puedes invitar a las partes interesadas en unos pocos clics creando grupos como "Miembros del consejo" e "Inversores".
Precios de Capboard
Estar en un plan gratuito te permite disfrutar de los beneficios de un sistema de gestión de documentos mientras envías actualizaciones a los inversores y gestionas tu cap table y las partes interesadas sin costo alguno.
Si también estás interesado en gestionar reuniones de consejo/accionistas y solicitar firmas electrónicas, un plan Growth satisfará tus necesidades y te permitirá tener un data room virtual que aprovecha una conexión poderosa con tu tabla de capital. De esta manera, agilizas los procesos aprovechando al máximo los datos de tu tabla de capital a una fracción del costo que pagarías por DocSend.
Resumen de DocSend
DocSend es un excelente software que te permite almacenar, compartir y recibir archivos. Si estás interesado en una sala de datos virtual por una razón específica o simplemente buscas una forma de organizar los documentos de tu empresa de manera segura en un solo lugar, DocSend puede ser una buena opción a considerar.
Aspectos positivos de DocSend
DocSend es una herramienta poderosa para intercambiar archivos de la manera más segura posible.
- Tú controlas todo el proceso: desde permitir descargas y recopilar firmas electrónicas hasta agregar períodos de vencimiento y solicitar un NDA.
- Con sus amplias posibilidades de gestión de archivos, puedes crear espacios utilizando plantillas y organizar eficientemente tus archivos.
- Finalmente, la capacidad de rastrear las analíticas de los espectadores hace que DocSend sea una excelente opción como sistema de gestión de archivos.
¿Qué se podría mejorar?
Un elemento crucial que se debe considerar al elegir el software es la relación del producto con las necesidades específicas de tu empresa. DocSend proporciona funciones que ayudan durante las etapas esenciales de una startup. Estas experiencias incluyen la recaudación de fondos, la debida diligencia, el envío de actualizaciones a los inversores y la organización de reuniones de consejo.
Sin embargo, teniendo en cuenta que estos procesos requieren el intercambio de datos complejos y en constante cambio (como los datos de propiedad de acciones), DocSend carece de las conexiones esenciales con las herramientas que los simplifican. Sin enlaces a una tabla de capital digital o una plataforma de gestión de inversores, el proceso de debida diligencia o proporcionar visibilidad sobre la participación accionaria puede estar lejos de ser deseable.
Precios de DocSend
DocSend no tiene un plan gratuito. Comienzas con una prueba de 14 días. Cuando esta finalice, se te pedirá que elijas el plan de pago entre las 3 opciones que puedes ver a continuación. Los precios de DocSend son por usuario. Si deseas dar acceso a más personas a la cuenta (cofundadores, abogados), el precio que ves en la pantalla se multiplica por el número total de usuarios.
PandaDoc
PandaDoc es una de las alternativas a DocSend cuando se trata de repositorios de documentos. Aquí están sus principales fortalezas:
- Firmas electrónicas: Una de las principales fortalezas de PandaDoc es su función de firmas electrónicas. Permite crear documentos y solicitar firmas electrónicas seguras y legalmente vinculantes.
- Negociaciones: Otro elemento que los destaca son sus funciones relacionadas con las negociaciones. Esto incluye la creación de cotizaciones avanzadas, aceptación de pagos y la capacidad de crear contenido inteligente (con lógica).
- Plantillas: Crea y utiliza una "copia maestra" como plantilla para generar documentos. Puede ser fundamental en el contexto de concesiones de participaciones accionarias y certificados de acciones.
Sin embargo, es importante conocer las desventajas de PandaDoc cuando se trata de software de sala de datos virtual para startups:
- Sin conexión con la tabla de capital: Al igual que DocSend, PandaDoc no tiene un enlace directo a los datos de la tabla de capital que contiene información sobre las partes interesadas como empleados, inversores y miembros del consejo.
- Complejidad en la recaudación de fondos, debida diligencia y visibilidad de la propiedad: desde la debida diligencia hasta la visibilidad sobre la propiedad accionaria, PandaDoc no permite eso. Si bien es posible enviar certificados de acciones, presentaciones de proyectos y hojas de términos, la experiencia puede ser mejor para ambas partes cuando se utiliza software de gestión de participaciones accionarias.
Precios de PandaDoc: Si bien tiene un plan gratuito, PandaDoc limita las funcionalidades ofrecidas. Una vez más, se utiliza un modelo de precios "por usuario".
Google Drive
Aunque hemos cubierto opciones de software para salas de datos virtuales, no podemos olvidar a nuestro viejo amigo Google Drive o sus alternativas similares. Con su interfaz sencilla y conocida, Google Drive puede cumplir su propósito para los fundadores de startups.
Google Drive permite compartir archivos y organizar documentos de manera fácil. Pero no ofrece mucho más que eso. Dado que es gratuito y accesible, las personas no esperan más de él. Sin embargo, los fundadores de startups que buscan soluciones para optimizar su recaudación de fondos y tener una sala de datos virtual completa es posible que no queden satisfechos.
Alternativas de un vistazo
DocSend es uno de los software que ayuda a los fundadores de startups a almacenar y compartir archivos de forma segura en la web. Sin embargo, aunque contiene herramientas y funciones que simplifican la vida de un fundador, no conecta fuentes de datos cruciales de gestión de participaciones para simplificar la gestión de accionistas y la debida diligencia durante la recaudación de fondos.
A continuación, se muestra una tabla de comparación (con números que representan las calificaciones sobre 5, siendo el mejor) entre las 4 soluciones mencionadas anteriormente que puedes considerar al buscar una sala de datos virtual para tu startup en 2023.
| Capboard |
DocSend |
PandaDoc |
Google Drive |
|
| Gestión de documentos |
3.5 | 5 | 4 | 3 |
| Integración con Cap table |
5 | 1 | 2 | 1 |
| Relación inversores |
4 | 4 | 2 | 2 |
| Juntas y consejo |
4 | 3 | 2 | 1 |
| Due diligence |
5 | 3 | 3 | 2 |
| Precio |
4 | 2 | 3 | 5 |
| UX/UI |
4 | 4 | 3 | 4 |
La alternativa de DocSend, Capboard: La sala de datos virtuales para tu startup
Administrar documentos para tu startup puede ser una tarea desafiante. Un software de gestión de archivos potente puede simplificar y agilizar las actividades diarias de los fundadores. Si bien DocSend se considera uno de los mejores en cuanto a compartir archivos de forma segura, no es tan eficiente cuando se trata de datos relacionados con la participación accionaria.
Vincular las cap table y los datos de las partes interesadas con un sistema de gestión de archivos agiliza etapas críticas de la vida de una startup: recaudación de fondos, debida diligencia, compartir actualizaciones con inversores y organizar reuniones de consejo.